Положение по договорной работе

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение (далее - Положение) устанавливает порядок осуществления договорной работы, в том числе подготовки, согласования, заключения, регистрации и хранения договоров, а также обеспечения контроля за их исполнением в деревнях Тверской области (далее - Общество деревень).

1.2. Настоящее Положение распространяется на гражданско-правовые договоры, заключаемые от имени Общества уполномоченными должностными лицами, в том числе на контракты, дополнительные соглашения, изменения и дополнения к договорам, протоколы согласований и протоколы о намерениях.

1.3. Настоящее Положение не распространяется:

- на процедуру заключения трудовых договоров.

1.4. Настоящее Положение разработано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Уставом Общества и другими локальными нормативно-правовыми актами Общества.

1.5. Внутренними документами Общества могут быть установлены особенности договорной работы в отношении отдельных видов договоров.

1.6. Договорная работа в отношении договоров, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в соответствии с настоящим Положением, с учетом особенностей, предусмотренных законодательством Российской Федерации и внутренними документами Общества.

1.7. Все не урегулированные настоящим Положением вопросы, касающиеся подготовки, согласования и заключения договоров от имени Общества, подлежат регулированию локальными актами Общества, которые не должны противоречить настоящему Положению.

1.8. Договорная работа в Обществе осуществляется на основании:

1.8.1. программ и планов, утвержденных должностными лицами Общества (Генеральный директор, ЗГД по соответствующему направлению, старосты деревень и СНТ);

1.8.2. распоряжений и поручений должностных лиц Общества.

2. ТЕРМИНЫ И ПОНЯТИЯ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В ПОЛОЖЕНИИ

2.1. Для целей настоящего Положения используются следующие термины и понятия:

2.1.1. Договор (контракт) – письменная сделка, заключаемая Обществом с юридическими лицами, гражданами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, физическими лицами, публично-правовыми образованиями в целях обеспечения деятельности Общества и выполнения задач, возложенных на Общество.

2.1.2. Договорная работа – инициирование договора, преддоговорные переговоры, подготовка проекта договора, заключение, регистрация, изменение (расторжение) договора, контроль за исполнением договора, учет и хранение договора.

2.1.3. Дополнительное соглашение – соглашение об изменении, дополнении, расторжении договора, заключенное в той же форме, что и договор.

2.1.4. Подразделение-исполнитель – структурное подразделение Общества (отдел, НПК, служба), ответственное за заключение и исполнение конкретного договора.

2.1.5. Исполнитель договора – начальник подразделения-исполнителя или работник подразделения-исполнителя, назначаемый начальником, в обязанности которого входит:

- подготовка проекта договора и его согласование в Обществе;

- участие в преддоговорных переговорах с контрагентом;

- выполнение иных, предусмотренных настоящим Положением функций подразделения-исполнителя.

2.1.6. Контрагент – сторона, с которой Общество заключает договор или находится в договорных отношениях.

2.1.7. Коммерческое предложение: формальное предложение определенному лицу заключить договор (контракт) с указанием всех основных условий для его заключения.

2.2. Принятые сокращения:

НПК–производственный комплекс;

ПЭО– планово–экономический отдел;

ПП–подразделения предприятия;

ОКК–отдел контроля качества;

ВП–военное представительство;

ТО–технический отдел;

ОДО–отдел документационного обеспечения;

КД–конструкторская документация;

ТД–технологическая документация;

ТУ–технические условия;

ТЗ–техническое задание;

ОМТО–отдел материально-технического обеспечения;

ОПП–отдел поддержки продаж;

ТМЦ–товарно-материальные ценности;

ООПЗД–отдел по организации и планированию закупочной деятельности;

РПЗ–расширенный план закупок;

ЕПОЗ–единое положение о закупках.

2.3. Договорная работа состоит из следующих стадий:

- инициирование заключения договора;

- подготовка проекта договора;

- согласование проекта договора;

- заключение договора и его регистрация;

- изменение (расторжение) договора;

- исполнение договора и контроль за его исполнением;

- организация учета и хранения договора.

2.4. Консультационная поддержка и правовая экспертиза договора возлагаются на отдел правового сопровождения Общества.

3. ИНИЦИИРОВАНИЕ ЗАКЛЮЧЕНИЯ ДОГОВОРА

Подготовка проектов договоров, организационное обеспечение заключения договоров, а также контроль за их исполнением возлагаются на начальника соответствующего структурного подразделения Общества, либо на должностное лицо, которое по поручению генерального директора или иного руководителя по указанию генерального директора является исполнителем.

Начальник подразделения-исполнителя назначает из числа работников подразделения исполнителя договора.

3.1. Инициирование заключения договора поставки.

3.1.1. Заказ (коммерческое предложение) поступает на предприятие в ОДО по почте, по электронной почте или факсу. Заказ (коммерческое предложение) на изделия категории качества «ВП» должен быть подтвержден подписью и печатью ВП предприятия, направившего заказ (коммерческое предложение).

3.1.2. ОДО регистрирует заказ (коммерческое предложение) и передает генеральному директору (или лицу его замещающему) для принятия решения.

3.1.3. Генеральный директор после рассмотрения заказа (коммерческого предложения) направляет его через ОДО в ОПП, ПК изготавливающий данную продукцию, а на изделия категории качества «ВП» и в ВП.

3.1.4. ОПП регистрирует заказ (коммерческое предложение) в журнале.

3.1.5. ПК в течение одного дня рассматривает заказ (коммерческое предложение) на предмет возможности его изготовления по имеющимся КД и ТД и информирует ОПП о возможности выполнения заказа. ОПП в однодневный срок (по необходимости) готовит и выставляет счет на предоплату и в семидневный срок – готовит проект договора. При поставке продукции на экспорт ОПП готовит контракт.

3.1.6. При подготовке договоров (контрактов) ОПП одновременно оформляет протоколы согласования договорной цены и спецификации на поставку изделий. Спецификации к договорам (контрактам) на изделия категории качества «ВП» согласовываются с ВП.

3.1.7. Договоры разовой поставки приборной/кабельной продукции с приемкой «ТО»; договоры на выполнение работ (услуг); договоры на поставку электронных компонентов с приемкой «ТО», сумма которой не превышает 30 (тридцати) тысяч рублей с НДС, делаются в точном соответствии с выставляемым счетом на предоплату, по утвержденной форме, и не требуют согласования со службами предприятия.

3.1.8. При поступлении заказа на поставку ТУ, а также на выполнение работ по абонентному обслуживанию ОПП в однодневный срок одновременно с выставлением счета на предоплату готовит проект договора разовой поставки, утвержденная форма которого размещена в программе «1С: Предприятие».  Договоры разовой поставки ТУ, а также на выполнение работ по абонентному обслуживанию делаются в точном соответствии с выставляемым счетом на предоплату, по утвержденной форме, и не требуют согласования со службами предприятия.

3.1.9. При поступлении заказа на поставку продукции в рамках Государственного оборонного заказа ОПП в семидневный срок готовит проект договора с учетом соблюдения требований Федерального закона от 29.12.2012 г. №275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»:

- с обязательным условием по открытию отдельного расчетного счета;

- без открытия отдельного расчетного счета.

3.1.10. Копия заказа, в котором требуется соблюдение требований Федерального закона от 29.12.2012 г. №275-ФЗ «О государственном оборонном заказе, передается ОПП в однодневный срок в ПЭО для оформления статьи затрат и дальнейшего ведения учета отдельных затрат в рамках данного заказа.

3.2. Инициирование заключения договора закупки.

3.2.1. В ОМТО поступают заявки[ММ1]  от ПП на обеспечение ТМЦ до 15 числа месяца, предшествующего месяцу закупки.

3.2.2. Начальник ОМТО рассматривает заявки на соответствие утвержденным планам производства и проведения ОКР, утвержденным нормам расхода, полноту описания требований к качеству закупок, а также правильность оформления. Информация по закупкам ТМЦ должна описывать заказываемую продукцию, включая, где это необходимо: требования к утверждению продукции, процедур, процессов и оборудования; требования к квалификации персонала; требования к системе менеджмента качества. Срок рассмотрения заявки не более пяти дней.

3.2.3. Начальник ОМТО назначает исполнителя заявки на поставку ТМЦ.

3.2.4. После рассмотрения заявок ОМТО регистрирует их в журнале.

3.2.5. При закупке конкурентным[ММ2]  в срок до 15 числа каждого месяца инициаторы закупок (ПП) передают в ОМТО техническое задание на закупку ТМЦ.

3.2.6. Техническое задание на закупку ТМЦ должно содержать:

- наименование;

- количество;

- единицу измерения;

- нормативный документ, которому ТМЦ должны соответствовать;

- основные технические характеристики;

- условия и сроки оплаты;

- условия и сроки поставки;

- возможность или невозможность (с обоснованием) поставки эквивалента;

- основные технические характеристики эквивалента (при необходимости);

- коды ОКВЭД2 и ОКПД2 на ТМЦ;

- подпись инициатора закупки.

3.2.7. Исполнитель договора[ММ3] :

- определяет и согласовывает с начальником[ММ4]  необходимость заключения договора;

- изучает рынок предложений товаров (работ, услуг) - (осуществляет запрос коммерческих предложений от поставщиков на поставку ТМЦ).

- для обоснования выбора поставщика обязан подготовить конкурентный лист[ММ5] , в котором указываются преимущества данного поставщика перед другими;

- проводит предварительную подготовку – проверку деловой репутации предполагаемого контрагента Общества (наличие в реестре недобросовестных поставщиков);

- проводит с контрагентом преддоговорные переговоры;

- определяет разработчика[ММ6]  проекта договора: Общество или контрагент;

- отвечает за согласование проекта договора структурными подразделениями.

3.2.8. Основными критериями выбора контрагента являются:

- наиболее предпочтительные условия закупки товаров (работ, услуг), а именно соответствие товаров требованиям Общества, выгодные сроки, цена и иные финансовые условия (срок и условия оплаты, качество товаров, транспортные расходы и т.д.)

- наличие долгосрочных деловых связей (ранее заключаемые с данным контрагентом договоры исполнялись им надлежащим образом и в установленные сроки);

- положительная деловая репутация;

3.2.9. Закупка ТМЦ осуществляется двумя способами[ММ7] : неконкурентным и конкурентным способами в соответствии с ЕПОЗ.   

4. ПОДГОТОВКА[ММ8]  ПРОЕКТА ДОГОВОРА ИЛИ ПРОТОКОЛА РАЗНОГЛАСИЙ[ММ9] 

4.1. Проект договора составляет исполнитель договора совместно с отделом правового сопровождения Общества.

4.2. При подготовке проекта договора следует руководствоваться [ММ10] следующей структурой: преамбула, предмет договора, содержание договора, реквизиты сторон.

В преамбуле договора указываются:

- номер договора, который должен соответствовать номеру регистрации договора в системе учета договоров, применяемой в Обществе;

- дата договора, которая должна соответствовать дате заключения договора;

- официальные полные или сокращенные наименования Общества и контрагента так, как они изложены в учредительных документах;

- фамилии и инициалы представителей с указанием документа, на котором основано полномочие данного лица на заключение договора.

При оформлении договора в рамках ГОЗ необходимо руководствоваться требованиями Федерального закона №275-ФЗ.

4.3. В договоре должны быть согласованы существенные условия договора, к которым, кроме условий о предмете договора, условий, которые указаны в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, Общество относит следующие условия:

- срок поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг;

- цена договора (товара, работ, услуг);

- сроки и порядок оплаты;

- срок действия договора;

- ответственность контрагента;

- качество (товара, работ, услуг).

4.4. Предмет договора – поставка товаров, выполнение работ, оказание услуг – должен быть выражен достаточно определенно, не допуская иных толкований.

4.5. Срок действия договора устанавливается путем указания на дату вступления договора в силу и дату его прекращения, либо путем указания на определенное обстоятельство, после наступления которого обязательство считается исполненным, а действие договора прекращается.

4.6. Изменение договора (его расторжение) должно осуществляться только на основании дополнительных соглашений к договору, заключаемыми всеми сторонами.

4.7. Реквизиты сторон договора в обязательном порядке включают в себя сокращенное фирменное наименование каждой из сторон, их юридический и почтовый адрес, ОГРН, ИНН, КПП, банковские реквизиты и подписи сторон. При этом, сотрудник подразделения- инициатора закупки, обязан проверить правильность заполнения реквизитов и несет личную ответственность за достоверность их изложения в тексте договора.

4.7.1. Если контрагентом является физическое лицо, в реквизитах указываются его паспортные данные.

4.8. Подписи лиц, уполномоченных на подписание договора, должны сопровождаться указанием их фамилий, инициалов и занимаемых должностей. Договор должен быть подписан лицом, указанным в преамбуле договора.

4.8.1. Подписи лиц должны быть заверены печатями организаций (при наличии печати организации).

4.9. Также в проект договора рекомендуется вносить пункты следующего содержания:

4.9.1. Антикоррупционная оговорка:

«1. При исполнении своих обязательств по Договору, Стороны, их аффилированные лица, работники или посредники не выплачивают, не предлагают выплатить и не разрешают выплату каких-либо денежных средств или ценностей, прямо или косвенно, любым лицам, для оказания влияния на действия или решения этих лиц с целью получить какие-либо неправомерные преимущества или иные неправомерные цели. При исполнении своих обязательств по Договору, Стороны, их аффилированные лица, работники или посредники не осуществляют действия, квалифицируемые применимым для целей Договора законодательством, как дача/получение взятки, коммерческий подкуп, а также действия, нарушающие требования применимого законодательства и международных актов о противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем.

2. В случае возникновения у Стороны подозрений, что произошло или может произойти нарушение каких-либо положений настоящей Статьи, соответствующая Сторона обязуется уведомить другую Сторону в письменной форме. В письменном уведомлении Сторона обязана сослаться на факты или предоставить материалы, достоверно подтверждающие или дающие основание предполагать, что произошло или может произойти нарушение каких-либо положений настоящей Статьи контрагентом, его аффилированными лицами, работниками или посредниками выражающееся в действиях, квалифицируемых применимым законодательством, как дача или получение взятки, коммерческий подкуп, а также действиях, нарушающих требования применимого законодательства и международных актов о противодействии легализации доходов, полученных преступным путем. После письменного уведомления, соответствующая Сторона имеет право приостановить исполнение обязательств по Договору до получения подтверждения, что нарушения не произошло или не произойдет. Это подтверждение должно быть направлено в течение десяти рабочих дней с даты направления письменного уведомления.

3. В случае нарушения одной Стороной обязательств воздерживаться от запрещенных в данном разделе действий и/или неполучения другой Стороной в установленный Договором срок подтверждения, что нарушения не произошло или не произойдет, другая Сторона имеет право расторгнуть Договор в одностороннем порядке полностью или в части, направив письменное уведомление о расторжении. Сторона, по чьей инициативе был расторгнут Договор в соответствии с положениями настоящей статьи, вправе требовать возмещения реального ущерба, возникшего в результате такого расторжения.».

4.9.2. «Информация, ставшая известной Сторонам в процессе заключения и исполнения договора, не должна использоваться в интересах третьих лиц. В случае нарушения данного пункта Общество оставляет за собой право расторгнуть договор в одностороннем порядке и требовать возмещения убытков.».

4.9.3. В случае если поставкой предусмотрено обеспечение исполнения договора, то в проект договора необходимо включать раздел о банковской гарантии и обеспечительном платеже.

4.9.4. В случае отказа контрагента включить в договор вышеперечисленные пункты необходимо сохранить всю переписку с контрагентом, включая письмо с отказом.

В случае если у контрагента есть свой вариант указанных пунктов, между сторонами проводятся переговоры.

Стороны могут принять одну из имеющихся редакций либо выработать компромиссный вариант.

4.10. Все договоры оформляются в количестве, равном количеству сторон договора.

4.11. Если исполнителем получен проект договора от контрагента и начальником подразделения-исполнителя принято решение заключать договор, основываясь на варианте проекта договора, разработанного контрагентом, то исполнитель договора совместно с отделом правового сопровождения проверяет соответствие всех условий проекта требованиям настоящего Положения.

4.12. При получении договора, подписанного со стороны контрагента, разногласия к договору оформляются протоколом разногласий. В этом случае перед подписью генерального директора Общества в договоре должна быть сделана запись: «С протоколом разногласий».

4.12.1. Оформление протокола разногласий, протокола урегулирования разногласий, протокола согласования разногласий осуществляется исполнителем договора совместно с отделом правового сопровождения.

4.13. Все должностные лица, согласующие проект договора, обязаны оказывать содействие исполнителям договора, давать необходимые консультации, принимать участие в согласовании разногласий к проекту договора, в том числе с контрагентами.

5. ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТА ДОГОВОРА

5.1. В случае соответствия проекта договора всем установленным требованиям, исполнитель договора передает проект договора в бумажном виде на согласование должностным лицам Общества или использует электронный документооборот.

5.1.1. Для согласования проекта договора в бумажном виде путем проставления виз применяется штамп, который проставляется на обороте последнего листа проекта договора, либо лист согласования к договору, который распечатывается на отдельном листе формата А4 и подшивается к проекту договора.

5.1.2. Проект договора вместе с пакетом документов к договору и, при необходимости, листом согласования к договору направляется всем согласующим должностным лицам Общества.

5.2. Согласование проекта договора производят должностные лица в соответствии с их компетенцией, в нижеследующем порядке, при этом обязательными подразделениями и лицами, согласующими проект договора, являются:

-  начальник подразделения-исполнителя либо лицо, его замещающее;

-  ЗГД по коммерческой деятельности;

-  начальник отдела по организации и планированию закупочной деятельности (при необходимости);

-  ЗГД по режиму и безопасности;

- ЗГД по финансам и экономике;

- главный бухгалтер;

- отдел правового сопровождения;

- ПК (только для договоров ОПП).

5.2.1. Проект договора на поставку специальной продукции согласуется и скрепляется печатью ВП МО РФ.

5.3. Срок согласования проекта договора с соответствующими подразделениями, службами и должностными лицами Общества, согласно п.         5.2 настоящего Положения, составляет 3 рабочих дня, для договоров на поставку продукции качества «ВП» - 5 рабочих дней, с момента разработки проекта договора либо поступления проекта договора от контрагента.

6. ЗАКЛЮЧЕНИЕ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОГОВОРА

6.1. На стадии заключения договора исполнитель договора осуществляет следующие действия:

- предоставляет генеральному директору (иному уполномоченному лицу) согласованный проект договора на подпись;

- направляет контрагенту соответствующий экземпляр подписанного договора.

6.2. Договор считается заключенным, если он подписан сторонами и скреплен печатями сторон, а при наличии протокола разногласий – если подписан сторонами и скреплен печатями сторон также и протокол разногласий (урегулирования или согласования разногласий) к договору.

6.3. Регистрация договора ведется в подразделении-исполнителе путем внесения данных в журнал регистрации договоров.

6.4. После регистрации договора исполнитель с сопроводительным письмом направляет один экземпляр договора, через канцелярию, контрагенту. В случае, если договор еще не подписан контрагентом, направляются оба экземпляра договора.

7. ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРОВ НА ТОРГАХ

7.1. Порядок заключения договоров, подлежащих заключению путем проведения закупочных процедур (223-ФЗ), формирования комиссий по проведению процедур закупок и принятия решений о заключении договоров по их результатам, устанавливается Единым Положением о закупке Государственной корпорации «Ростех» (в редакции с изменениями, утвержденными решениями Наблюдательного совета Государственной корпорации «Ростех» от 23.12.2015 г. №9, от 17.03.2016 г. №2, от 15.06.2016 г. №7, от 11.10.2016 №11, от 15.12.2016 №14, от 23.12.2016 №15, от 31.03.2017 №7, от 28.09.2017 №14, от 20.12.2017 №17, от 19.04.2018 №3, от 25.06.2018 №5, от 19.12.2018г. №12).

7.2.  Закупка ТМЦ осуществляется двумя способами: неконкурентным и конкурентным способами в соответствии с ЕПОЗ.   

7.3. Сотрудники подразделения, выступающего инициатором закупки, несут персональную ответственность за подготовку технического задания, точное описание потребностей Общества и соответствие требованиям действующего законодательства. При отмене процедуры закупки по причине некачественно подготовленного технического задания, сотрудники допустившее это несут материальную и дисциплинарную ответственность согласно требованиям действующего законодательства.

7.4. Проект договора передается подразделением-исполнителем в отдел по организации и планированию закупочной деятельности одновременно с ТЗ на закупку и далее согласовывается в составе закупочной документации в установленном Положением порядке.

7.5. Внесение изменений в согласованную форму договора после объявления результатов закупки не допускается.

7.6.  Подготовку закупочной документации для передачи в отдел по организации и планированию закупочной деятельности осуществляют специалисты ОМТО согласно ЕПОЗ.

7.7. Закупочная документация включает:

- запрос на проведение закупки;

- основные условия проведения закупки;

- пояснительная записка к расчету НМЦ.

Закупочную документацию проверяет и согласовывает начальник ОМТО.

7.8. Процедуру закупки конкурентным способом осуществляет ООПЗД в соответствие с требованиями ЕПОЗ, Федеральным законом №223-ФЗ.

7.9. Все заявки, поступившие в ходе процедуры закупок, согласовываются с инициатором закупок.

7.10. В случае, если по окончании процедуры закупок, поступило более одной заявки на поставку ТМЦ, то договор оформляется специалистами ООПЗД с поставщиком, предложившим наименьшую цену.

7.11. Если в ходе процедуры закупок поступила одна заявка на поставку ТМЦ, то договор с поставщиком оформляется по решению закупочной комиссии специалистами ОМТО на условиях, изложенных в закупочной документации.

7.12. В случае, если по окончании процедуры закупок, не поступило ни одной заявки на поставку ТМЦ, то данный лот ООПЗД размещает на электронной торговой площадке повторно.

7.13. Если после повторной процедуры закупок вновь не поступило ни одной заявки на поставку ТМЦ, то ОМТО заключают договор с поставщиком, предоставившим коммерческое предложение и согласным на условия поставки, указанные в закупочной документации.

7.14. Договоры на поставку ТМЦ в случае осуществления процедуры закупки конкурентным способом согласовывает ООПЗД в составе закупочной документации.

7.15. В случае закупки ТМЦ у единственного поставщика специалисты ОМТО запрашивают у поставщика проект договора на поставку ТМЦ. Поступающие на предприятие проекты договоров на поставку ТМЦ согласовываются согласно пункту 5.2.

7.16. В случае закупки у единственного поставщика инициаторы закупок (ПП) передают в ОМТО в срок до 15 числа каждого месяца выписку из конструкторской документации (в бумажном и электронном виде) на закупаемые ТМЦ.

7.17. Подготовку обоснования закупки у единственного поставщика для передачи в ООПЗД осуществляют специалисты ОМТО согласно ЕПОЗ. Документацию проверяет и согласовывает начальник ОМТО.

8. ИЗМЕНЕНИЕ И РАСТОРЖЕНИЕ ДОГОВОРА

8.1. Изменение или расторжение договора осуществляется подразделением-исполнителем при выявлении соответствующей необходимости в изменении договорных условий, расторжении договора, а также при получении от контрагента предложения об изменении или расторжении договора.

8.2. Изменение или расторжение договора осуществляется путем подписания между Обществом и контрагентом дополнительного соглашения к договору. В этом случае подразделение-исполнитель осуществляет все необходимые действия, предусмотренные настоящим Положением для изменения/расторжения договора.

8.3. Если в договоре Обществу предоставлено право одностороннего отказа от исполнения договора, то изменение или прекращение договора проводится путем направления, соответствующего письма контрагенту. Текст письма составляет отдел правового сопровождения Общества.

9. ПРИЕМ ИСПОЛНЕННЫХ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ ПО ДОГОВОРУ

9.1. Исполнение договора или отдельных его обязательств фиксируется, как правило, подписанием сторонами документов (товарная накладная, счет-фактура, акт приема-передачи, акт выполненных работ, акт оказания услуг, акт пуско-наладочных работ и т.п.) о выполненных работах, поставленных товарах, оказанных услугах, проведенных расчетах и т.д. (далее – акт).

9.2. В случаях, когда исполнение договора или отдельного обязательства по договору фиксируется актом, подразделение-исполнитель проверяет соответствие выполненных обязательств условиям договора и составляет соответствующий акт либо рассматривает акт, представленный контрагентом.

9.2.1. Согласование акта с контрагентом осуществляется подразделением-исполнителем в порядке, установленном договором. При необходимости подразделение-исполнитель может привлечь к согласованию акта заинтересованные структурные подразделения.

9.2.2. Согласованный сторонами и подписанный контрагентом акт подразделение-исполнитель передает на подпись начальнику структурного подразделения или лицу, уполномоченному на подписание соответствующего акта на основании доверенности, выданной генеральным директором Общества.

9.3. После подписания акта подразделение-исполнитель оставляет у себя копию акта, а подлинные экземпляры акта передает в бухгалтерию и контрагенту по договору.

10. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОГОВОРА

10.1. В ходе исполнения договора подразделение-исполнитель обязано:

10.1.1. взаимодействовать с контрагентом, контролировать своевременность исполнения контрагентом обязательств по договору;

10.1.2. при необходимости участвовать в приемке товаров, работ и услуг по договору, составлении необходимых актов в соответствии с действующими нормативными документами;

10.1.3. готовить, согласовывать, передавать на отправку (по почте), отправлять (по электронной почте) и хранить всю письменную информацию (переписку) в ходе исполнения договора;

10.1.4. обеспечивать предоставление контрагентом необходимых документов, подтверждающих исполнение обязательств (товарно-транспортные накладные, счета, акты приема-передачи и т.п.) и передавать их в бухгалтерию в течение одного рабочего дня с момента получения от контрагента;

10.1.5. незамедлительно информировать посредством служебной записки генерального директора Общества, директоров Общества в порядке распределения ответственности обо всех отклонениях в ходе исполнения Обществом или контрагентом условий договора, или если по каким-либо причинам исполнение договора в срок становится невозможным.

10.2. При выявлении факта существенных нарушений условий договора со стороны контрагента подразделение-исполнитель в течение пяти рабочих дней совершает следующие действия:

10.2.1. запрашивает информацию о причинах неисполнения или ненадлежащего исполнения условий договора контрагентом;

10.2.2.  проводит мероприятия (организует переговоры или переписку с контрагентом) с целью поиска вариантов устранения нарушений;

10.2.3. при недостижении соглашения с контрагентом об устранении нарушений выполнения обязательств либо отказе от добровольного исполнения обязательств контрагентом передает все необходимые материалы (копия договора, переписка с контрагентом, иные документы по запросу начальника отдела правового сопровождения) в отдел правового сопровождения для принятия принудительных мер исполнения обязательства.

10.2.4. При заключении Договора поставки с обеспечением в виде банковской гарантии Подразделение-Исполнитель обязано вести постоянный контроль за надлежащим исполнением Поставщиком принятых на себя обязательств по договору. В случае отклонения от принятых договоренностей Подразделение-Исполнитель обязано незамедлительно направить данные о нарушениях в письменном виде (в виде служебной записки) в отдел правового сопровождения для принятия мер по реализации безусловного права Заказчика на истребование суммы убытков и суммы неустойки по банковской гарантии либо из суммы обеспечительного платежа.

11. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ДОГОВОРОВ

11.1. Учет и хранение оригиналов гражданско-правовых договоров по всем видам деятельности Общества, со всеми приложениями и дополнениями, осуществляет отдел по учету и отчетности.

11.2. Отдел по работе с персоналом хранит оригиналы трудовых договоров.

11.3. Копии договоров хранятся в подразделении-исполнителе.

11.4. После получения подписанного с обеих сторон оригинала договора подразделение-исполнитель размещает скан-копию оригинала договора в программе 1С: Предприятие, а также обеспечивает копиями заинтересованные подразделения.

11.5. Все договоры и другие документы, изменяющие или дополняющие договор передаются на хранение ответственному должностному лицу.

Ответственное должностное лицо назначается приказом генерального директора.

11.6. В обязанности ответственного должностного лица входит: учет (регистрация), хранение, проверка правильности оформления договора (соответствие установленной форме, наличие согласующих подписей, конкурентного листа, листа проверки деловой репутации контрагента.)

11.7. На хранение должны передаваться только договоры (иные документы), которые полностью соответствуют требованиям, предъявляемым к оформлению документов договорного характера настоящим Положением, имеют дату, номер, подписаны и скреплены печатями сторон, все поименованные в тексте договора (иного документа) приложения, в приложениях указаны дата и номер договора, приложен надлежаще оформленный протокол разногласий, протокол урегулирования (согласования) разногласий - в случае подписания договора с протоколом разногласий, а протокола разногласий – с протоколом урегулирования (согласования) разногласий, наличие листа согласования, наличие листа проверки деловой репутации контрагента.

При наличии указанных недостатков, исполнитель в 5-ти дневный срок устраняет их и передает ответственному должностному лицу.

Данные о некорректно составленных договорах передаются начальнику отдела правового сопровождения.

11.8. Передача договоров и сопроводительной документации на хранение в отдел по учету и отчетности осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за днем подписания договора генеральным директором Общества либо на следующий рабочий день после поступления подписанного оригинала договора в отдел документационного обеспечения.

11.9. Ответственность за нарушение порядка предоставления договорных документов в отдел по учету и отчетности возлагается на подразделение-исполнитель и директора по соответствующему направлению, в непосредственном подчинении которого находится подразделение-исполнитель.

11.10. Регистрация договоров ведется в журналах (журнал регистрации договоров закупки ТМЦ,  журнал регистрации договоров поставки продукции) в электронном виде. Регистрационные формы должны содержать следующие реквизиты: (порядковый номер, номер договора, дата договора, наименование контрагента, предмет договора, сумма договора, условия оплаты, срок поставки, срок действия договора, исполнитель, отметка о сдаче на архивное хранение). (Приложение №1, приложение №2)

11.11. Выдача оригиналов договоров и иных документов договорного характера производится в исключительных случаях с письменного запроса (служебная записка) директора соответствующего направления (в его отсутствие - лица, его замещающего) с обязательным указанием причины изъятия, данные сотрудника, производящего выемку (Ф.И.О., должность, подразделение), срок возврата документов. При запросе оригиналов договоров контролирующими органами, указывается наименование данной организации. Обязательно согласование запроса с начальником отдела правового сопровождения.

Факт выдачи и возвращения документов фиксируется в соответствующей строке - Примечание в приложении 1 и приложении 2 соответственно.

11.12. Срок хранения документов в подразделении, осуществляющем хранение договоров – три года с момента прекращения действия договора. В исключительном случае срок хранения может быть увеличен по приказу генерального директора.

По истечении трех лет договоры передаются на хранение в архив Общества по акту приема-передачи.

11.13. Уничтожение договоров, иных документов согласно настоящего Положения производится комиссией, назначенной генеральным директором.

По результатам этого составляется акт в установленном порядке.

12. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

12.1. Ответственность за соблюдение требований настоящего Положения возлагается на должностных лиц и работников Общества, осуществляющих работу по подготовке, согласованию, заключению и исполнению договоров от имени Общества.

12.2. Должностные лица и начальники структурных подразделений Общества несут дисциплинарную и материальную ответственность за соблюдение требований настоящего Положения.

13. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

13.1. Настоящее Положение утверждается приказом генерального директора Общества и вступает в силу с момента его утверждения.

13.2. Решение о внесении изменений или дополнений в настоящее Положение принимается генеральным директором Общества.